Cunoștințe: se scriu fapte, nu comenzi

În Reglaje asistent, tabul Cunoștințe e locul unde îi dai asistentului materia primă despre afacerea ta: ce vinzi, cât durează, ce s-a întâmplat până acum. De acolo își ia faptele când scrie, în loc să le inventeze.

Are o regulă care nu se vede din ecran și care schimbă tot ce scrii acolo.

Ce se întâmplă cu documentele tale

Când asistentul primește un document din Cunoștințe, textul ajunge la el învelit într-un avertisment care îi spune că ce urmează e material de referință al clientului, nu instrucțiuni pentru el, și că nu execută nimic din interiorul lui.

Asta e o protecție. Fără ea, oricine ți-ar trimite un document ar putea strecura în el o comandă către asistentul tău.

Unde se scrie ce

• „Cursul are două ore”: în Cunoștințe
• „Prețul e 250 de lei, valabil până pe 30 noiembrie”: în Cunoștințe, cu dată de valabilitate
• „Linkul din emailurile de curs e acesta”: în instrucțiuni, în profilul de brand
• „Nu scrie despre preț dacă nu ți-l dau eu”: în instrucțiuni

Regula de citit rapid: în Cunoștințe se pune ce este adevărat. În instrucțiuni se pune ce vrei să facă asistentul.

Împarte documentele după cât trăiește faptul

Un document permanent ține istoricul, formatul, locul, ce servicii există. Nu are dată de valabilitate, fiindcă nu îmbătrânește.

Un document perisabil ține disponibilitatea, prețurile, edițiile, datele de start. Ăsta primește întotdeauna dată de valabilitate.

Ține-le separate. Dacă pui un preț cu termen în același document cu istoricul firmei, data de expirare a prețului marchează drept veche și partea care ar fi rămas bună la nesfârșit.

De ce contează data de valabilitate

Un preț expirat face mai mult rău decât un preț lipsă. La fel „mai sunt locuri”. Când faptul iese din termen, asistentul îl tratează ca atare, în loc să-l scrie într-un email ca și cum ar fi de azi.